Tegenwoordig gebeurt bijna alles via social media, maar toch zijn er nog situaties wanneer het schrijven van een Engelse e-mail van pas komt. Denk maar aan soliciteren… Dit gebeurt via de klassieke manier waarbij je een e-mail (of eventueel brief) stuurt naar het bedrijf, de persoon of instantie waar je wil soliciteren.
Daarom is het belangrijk dat deze vaardigheid niet verloren gaat. Je denkt misschien dat je het toch niet meer zal nodig hebben, maar het tegendeel is waar.
In dit artikel vind je een overzicht hoe je het best een Engelse e-mail schrijft en welke stappen je best doorloopt om de perfecte Engelse e-mail te schrijven. Elke Engelse e-mail moet minstens drie elementen bevatten: een aanspreking, de inhoud zelf en een ondertekening.
Bepalen van de formaliteit of zakelijkheid in een Engelse e-mail
Een eerste stap die je moet zetten is nadenken of je een formele of informele e-mail wil opstellen. Het verschil tussen deze twee komt veelal neer op het feit of je de ontvanger goed kent of niet. Ken je de ontvanger niet persoonlijk of is de relatie vooral zakelijk? Dan schrijf je best een formele of zakelijke e-mail. Als je de persoon goed kent, schrijf je best een informele of persoonlijke e-mail.
Formele of zakelijke e-mail
Wanneer je de ontvanger niet persoonlijk kent of je stuurt bijvoorbeeld naar je baas of een hooggeplaatst persoon kies je er meestal voor om een formele e-mail te schrijven. Eens je dit weet kan je beginnen met het schrijven van de e-mail. Hieronder vind je een overzicht van welke onderdelen je zeker moet hebben in een formele en zakelijke e-mail in het Engels.
Aanspreking in een formele of zakelijke e-mail
De eerste stap naar de perfecte Engelse e-mail is de juiste aanspreking. Als je ervoor kiest om een formele mail te schrijven zijn er verschillende aansprekingen waaruit je kan kiezen. Belangrijk is dat een zakelijke e-mail (bijna) altijd begint met ‘Dear’. Wat er dan volgt hangt af of je de naam van de persoon kent of niet.
Na ‘dear’ plaats je de juiste aanspreektitel. Enkele voorbeelden van veel voorkomende aanspreektitels zie je hieronder.
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| meneer, heer | Mr, Sir |
| mevrouw (neutraal) | Ms, Madam |
| mevrouw (ongetrouwd) | Miss |
| mevrouw (getrouwd) | Mrs. |
Vervolgens plaats je na de aanspreektitel de achternaam van de persoon naar wie je een e-mail wil sturen (indien je de naam kent). Concreet schrijf je dus:
Dear + Mr, Ms, Sir, Madam, … + achternaam
Als je de naam niet kent, gebruik je gewoon de aanspreektitel. Dit ziet er dan zo uit:
Dear + Mr, Ms, Sir, Madam, …
Er zijn dus verschillende mogelijkheden waaruit je kan kiezen om de juiste aanspreking te formuleren. Hieronder heb je een overzicht van veel gebruikte aansprekingen.
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Geachte heer/meneer | Dear Sir |
| Beste heer/meneer Daniels | Dear Mr Daniels |
| Geachte mevrouw | Dear Madam |
| Beste mevrouw Marple (ongetrouwd) | Dear Miss Marple |
| Beste / Geachte heer, mevrouw | Dear Sir, Madam |
| Geachte mevrouw Wilson (getrouwd) | Dear Mrs Wilson |
| Beste mevrouw Haas (neutraal) | Dear Ms Haas |
| Beste lezer | To whom it may concern Dear reader |
Note: ‘To whom it may concern’ is heel formeel en wordt weinig gebruikt. Dit is enkel als je totaal geen idee hebt naar wie je een e-mail stuurt en het in een zeer formele context is.
Inhoud van een formele en zakelijke e-mail
Na de gepaste aanspreking is het natuurlijk belangrijk dat je de juiste informatie schrijft en deze op de juiste manier verwoordt.
Meestal schrijf je een openingszin waarin je wat meer informatie geeft over de reden waarom je juist een e-mail stuurt. Dit is niet altijd het geval, maar is meestal als voorbereiding op de eigenlijke boodschap van de mail. Het kan bijvoorbeeld ook een verontschuldiging zijn of iets dergelijks. Hieronder vind je enkele voorbeelden:
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Bedankt voor je e-mail. | Thank you for your email. |
| Als antwoord op uw e-mail … | In reply to your email … |
| Zoals u heeft gevraagd … | As you requested … |
| Ik wil u hierbij vriendelijk herinneren aan … | I would like to kindly remind you that … |
| Ik heb uw gegevens ontvangen van … | Your credentials were given to me by … |
| Ik schrijf u met betrekking tot … | I’m writing with regard to … |
| In navolging van ons gesprek … | Further to our conversation … |
| Ik moet u helaas meedelen dat … | I am sorry to inform you that … |
| Bedankt voor het snelle antwoord. | Thank you for your quick reply. |
Na een goede openingszin komt de eigenlijke boodschap van je e-mail. Er zijn heel veel verschillende zinnen die je kan gebruiken om je boodschap duidelijk te maken, maar dit is volledig afhankelijk van wat je juist wil zeggen.
Los van de boodschap zijn er ook nog andere zaken die je kan zeggen of vragen in een e-mail. Hieronder heb je een overzicht van mogelijke zinnen die je kan gebruiken.
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Zou u alstublieft … | Could you please … |
| Ik ben geïnteresseerd in … | I’m interested in … |
| Zoals gevraagd | As requested |
| Gelieve mij te contacteren indien u nog vragen zou bebben. | Feel free to contact me if you have any further questions. |
| Ik laat u zo snel mogelijk iets weten. | I will contact you again shortly. |
| Bedankt voor uw uitnodiging. | Thank you for your invitation. |
| Ik vraag mij af of u kan … | I wonder if you could … |
| Ik vraag mij af of het mogelijk is … | I wonder if it is possible … |
| In bijlage vindt u … | Attached you will find … |
Afsluiten van een zakelijke en formele e-mail
Als je gezegd hebt wat je wil zeggen is het ook nog de bedoeling dat je de e-mail op de juiste manier afsluit. Ook hier zijn er duizenden mogelijkheden, maar er zijn wel enkele zinnetjes die vaak voorkomen.
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Hartelijk dank voor uw hulp bij deze zaak. | Thank you for your help in this matter. |
| Mijn excuses voor het ongemak. | I apologize for any inconvenience. |
| Ik kijk uit naar … | I’m looking forward to … |
| Ik verheug mij op een mogelijke samenwerking. | I’m looking forward to the possibility of working together. |
| Antwoord alstublieft zo snel als mogelijk omdat … | Please reply as soon as possible because … |
Ondertekening van een zakelijke en formele e-mail
Als laatste schrijf je onder elke mail één van onderstaande uitdrukkingen, gevolgd door jouw naam op een nieuwe regel.
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Hoogachtend | Yours faithfully |
| Hoogachtend | Yours sincerely |
| Met vriendelijke groeten | Kind regards |
| Met vriendelijke groeten | Best regards |
Persoonlijke en informele e-mail
Als je op de ouderwetse manier nog eens een mail wil sturen naar een vriend of familielid is het logisch dat deze e-mail er anders zal uitzien dan wanneer je naar je baas mailt. De toon is minder zakelijk en formeel omdat je de ontvanger (vrij) goed kent. Dit wil zeggen dat de zinnen die je kan gebruiken nog meer variatie toelaten.
Aanspreking in een persoonlijke en informele e-mail
Wanneer je een informele mail stuurt naar iemand wil dat meestal zeggen dat je deze persoon goed kent. Daarom gebruik je voor dit soort mails meestal een lossere en informele aanspreking.
Deze aansprekingen zijn informeel, maar vertonen wel gelijkenissen met de aanspreking bij een formele of zakelijke e-mail. Meestal heb je twee delen nodig: een aanspreektitel en de voornaam van de persoon naar wie je een e-mail stuurt. Concreet wordt dit:
Dear + Luke
Ook bij dit soort e-mails kan ‘dear’ gebruikt worden als aanspreektitel. Het verschil is wel dat je hier kiest om de voornaam te gebruiken van de ontvanger. Je kent de persoon (goed), dus dat komt natuurlijker over om deze persoon bij voornaam aan te spreken.
Natuurlijk zijn er nog andere mogelijkheden om je informele e-mail te beginnen. Hieronder een overzicht van de meest voorkomende:
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Beste Luke | Dear Luke |
| Dag Matthew | Hi Matthew |
| Hey Joey | Hey Joey |
In principe zijn deze aansprekingen gelijklopend met die van een zakelijke e-mail. Er is wel één verschil en dat is het feit dat je de persoon bij voornaam aanspreekt.
Inhoud van een persoonlijke en informele e-mail
Ook bij een informele mail zijn er heel veel dingen die je kan vertellen, maar er zijn natuurlijk wel enkele zaken die je eerst kan vermelden. Net zoals bij een formele e-mail wordt bij een informele ook meestal eerst kort gezegd waarom je een mailtje stuurt of waarover de e-mail zal gaan. Ook kan je even vragen hoe het gaat met de ontvanger. Hieronder heb je enkele voorbeelden van veelgebruikte zinnen.
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Hoe gaat het met jou? | How are you (doing)? |
| Bedankt voor je cadeau. | Thank you for your present. |
| Ik vind het leuk om weer iets van jou te horen. | I am happy to hear from you again. |
| Bedankt voor je bericht. | Thank you for your message. |
| Ik mail je even om te horen hoe het gaat. | I’m sending this email to see how you are doing / holding up. |
| Ik stuur deze e-mail om … | I’m writing this email to … |
Vervolgens zijn er nog enkele andere dingen die je kan vermelden in je e-mail. Welke zinnen je gebruikt, hangt af van wat je wil zeggen. Hieronder heb je enkele standaardzinnen.
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Ik vind het fijn om te horen dat … | I’m happy to hear that … |
| Weet je wat ik net ontdekt heb? | Do you know what I have just discovered? |
| Laat me weten wat je er van vindt. | Let me know what you think about it. |
| Ik heb goed nieuws. | I have (some) good news. |
| Wist je dat… ? | Did you know that … ? |
Afsluiten van een persoonlijke en informele e-mail
Als laatste kan je één van onderstaande zinnen gebruiken om je e-mail op de gepaste wijze af te sluiten.
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Ik kan niet wachten om je terug te zien. | I cannot wait to see you again. |
| Ik heb je hard gemist de voorbije maanden. | I have missed you so much in the last few months. |
| Tot volgende week! | See you next week! |
| Ik hoop dat alles goed met je gaat. | I hope you are doing well. |
| Doe de groeten aan … | Please give my regards to … |
| Zeg hallo tegen … van mij. | Please say hello to … from me. |
Ondertekening van een persoonlijke en informele e-mail
Ook een persoonlijke en informele e-mail onderteken je best op de gepaste manier. Je kan één van de onderstaande uitdrukkingen gebruiken, gevolgd door je naam op een nieuwe regel. Je kan je voor- en achternaam gebruiken, of enkel je voornaam.
| Nederlands | Engels |
|---|---|
| Dag | Bye |
| Groeten | Regards |
| Groeten / groetjes | Cheers |
| Het beste | All the best |
| Vriendelijke groeten | Best wishes |